3D Ouest
Le module d'envoi de mailing du logiciel évolue et accueil désormais de nouvelles fonctionnalités afin d'améliorer le suivi de vos envois :
Pour les communes avec un fonctionnement en « prépaiement » (paiement des réservations à l’avance), vous avez désormais un visuel des réservations non facturées en cliquant sur le montant de l’encours, dans le solde de la famille (en haut à droite du 1er onglet de la fiche famille).
Si des données apparaissent grisées, cela signifie que l’enfant, la prestation ou bien le tarif a été archivé.
Lorsque vous cliquez sur le nombre de réservations prévues pour les repas depuis le tableau récapitulatif de la page d'accueil, un tableau détaillant les enfants, leur classe, la date de réservation, etc. s'affiche.
Désormais, vous retrouverez également dans ce tableau le régime spécial de l'enfant si vous cliquez sur un nombre de la colonne « dont spéciaux ».
Le portail parents accepte désormais plus de formats de fichier différents. Les familles pourront ainsi notamment charger sur leur portail des photos de leurs documents (JPEG ou PNG) sans avoir à scanner ou a transformer le document en PDF.
Il vous est désormais possible d'accéder à une liste regroupant l'ensemble des documents importés dans le logiciel, qu'ils proviennent des fiches familles ou du portail parents. Pour y accéder, il vous suffit de passer par Administration > Réglages complémentaires > documents. Vous pouvez depuis cette liste retrouver les documents d'une famille, archiver ou désarchiver un document (en cas d'erreur) ou encore rendre un document disponible/indisponible sur le portail parents, le tout de manière centralisée.
Vous avez désormais la possibilité d'obtenir rapidement la liste des enfants prévus pour chaque jour et chaque prestation visible dans le tableau récapitulatif de la page d'accueil du logiciel. En cliquant sur le nombre de repas ou d'enfants de -6/+6 ans pour un jour donné, une fenêtre s'affiche avec la liste des enfants concernés (nom, prénom, établissement, classe, prestation, date de réservation, origine de la réservation). Vous pourrez exporter cette liste au format Excel ou l'imprimer en PDF.
Vous avez désormais la possibilité de supprimer vos dépôts directement depuis le logiciel enfance.
Dans l’onglet "Paiements et Dépôt" cliquez sur "Liste des dépôts". Dans le rectangle jaune vous verrez affiché votre dernier dépôt et le dossier dans lequel il est classé. À côté se trouve une corbeille rouge pour le supprimer.
Seuls les dépôts de moins de 24h peuvent être supprimés. Passé ce délai, il convient de nous contacter.
Vous avez désormais la possibilité de désarchiver les familles et les enfants que vous avez archivés.
Depuis la liste des "Familles" et des "Enfants", vous devez sélectionner "Tous + Archives" dans le menu déroulant "Établissement".
Le nom de la famille ou de l'enfant apparaît en gris, cliquez ensuite sur "Désarchiver la famille" ou "Désarchiver l'enfant" pour remettre la famille ou l'enfant dans la liste.
Vous avez maintenant la possibilité d’envoyer tout type de mail FAMILLE (rédigé au préalable depuis Administration > Module mailing > paramétrage des mails) depuis la liste des familles (Gestion des familles > Envoi de mails) et depuis chaque fiche famille (Responsables Légaux > bouton EMAIL). Vous pouvez également rédiger un nouveau message en sélectionnant « Nouveau message ».
Vous avez désormais la possibilité d’imprimer les codes-barres ou les étiquettes QR codes des nouveaux enfants uniquement. Pour ce faire, depuis Présences > Imprimer les étiquettes/Imprimer les grilles de codes-barres, sélectionnez la date souhaitée devant « Des enfants ajoutés après le ».
Vous avez désormais la possibilité d’envoyer un mail, comme par exemple le mail Login pour l’accès au portail parents, aux nouvelles familles uniquement. Pour ce faire, depuis Mailing > Type de Recherche : Famille ou Enfant, sélectionnez la date souhaitée devant « Familles/Enfants ajoutés à partir du ». Cliquez sur Rechercher, puis sélectionnez votre modèle de mail et poursuivez la procédure pour envoyer votre mailing.
Vous avez maintenant la possibilité de consulter et d'exporter sous .xls l'historique des réservations et des présences sur une période depuis Statistiques > CAF > Historique des réservations et des présences.
Depuis le bouton Administration > Réglages complémentaires > dossiers, vous avez désormais la possibilité de créer des dossiers parents et des sous-dossiers associés. Pour ce faire, cliquez sur +Nouveau dossier, indiquez le nom de votre dossier, exemple : "Facture 2018-2019", le type de dossier (Facture/reçu/dépôt) et enregistrer.
Pour créer un sous-dossier dans votre dossier parent "2018-2019", cliquez de nouveau sur +Nouveau dossier, indiquez le nom de votre dossier, exemple : "Janvier", le type de dossier (Facture/reçu/dépôt) et sélectionnez votre dossier parent "Facture 2018-2019", puis enregistrer.
Vous pouvez également continuer à passer par Facture/Reçus/Dépôts > Gestion des factures/reçus/dépôts > déplacer vers un dossier, afin de classer vos factures/reçus/dépôts dans un dossier créé au préalable ou créé à ce moment là en sélectionnant "Nouveau Dossier".
Dans la liste des Familles et à l'intérieur des fiches Familles concernées, un point d'exclamation rouge vous indique s’il y a des erreurs sur l’adresse du responsable coché en adresse de facturation. En glissant votre curseur dessus, vous pouvez visualiser le contenu de l'erreur.
Depuis le bouton Administration > Réglages complémentaires > vérification des données, dans le premier cadre (erreurs), vous pouvez visualiser les erreurs présentes au niveau de l’adresse du responsable coché en adresse de facturation. En cliquant sur le nom d’un responsable concerné, vous accédez directement à sa fiche pour la modifier. Dans le second cadre (Codes Postaux / Villes), à titre d’information, sont répertoriés les codes postaux et villes existants dans les fiches Famille.
A l'intérieur de chaque fiche Famille, sur certains champs (exemple : la classe, le mode de paiement, etc.), une horloge vous indique l’historique des modifications effectuées sur les champs concernés.
Vos statistiques pour la CAF évoluent.
Le mode de calcul des statistiques CAF peut désormais être paramétré depuis l'onglet Administration > Repas et prestations > repas ou prestations proposées.
Pour ce faire, cliquez sur le libellé du repas/de la prestation en question, puis remplissez les champs du cadre Mode de calcul - Statistiques CAF.
Pour sortir vos statistiques, vous devez désormais vous rendre dans l’onglet Statistiques > CAF.
Vous avez désormais la possibilité d'ajouter les périodes scolaires ou les vacances depuis Administration / Périodes.
Cliquez sur Ajouter les périodes scolaires ou les vacances, puis sélectionnez l'année scolaire, la zone, le type de période (Vacances = fermeture, Périodes scolaires = ouverture) et enfin cochez les repas/prestations fermés ainsi que les établissements/classes. Les périodes vont ainsi se créer pour toute l'année scolaire.
Vous avez désormais la possibilité d’avoir le détail des jours facturés sur les récapitulatifs des factures. Pour accéder au récapitulatif d'une facture, cliquez sur le numéro de celle-ci.
Sur chaque ligne correspondante à une prestation, vous trouverez au bout de celle-ci, une flèche bleue située à côté du mot « Détails ».
En cliquant dessus apparaît alors le détail des dates facturées dans l'ordre chronologique. En recliquant sur la flèche bleue, vous masquez ces informations.
Vous avez désormais la possibilité de classer les documents généraux du portail parents dans des rubriques différentes. Pour cela, rendez-vous dans la partie Administration / Module parents / paramétrage.
Dans la partie Personnalisation / Les Documents, cliquez sur + Nouveau document. Indiquez alors le titre de votre document, sa visibilité sur le portail et choisissez la rubrique souhaitée. Pour créer une nouvelle rubrique, choisissez + Nouvelle rubrique. Ajoutez ensuite votre fichier et cliquez sur Ajouter. Pour archiver complètement une rubrique, cliquez sur l’icône Archiver à droite de cette dernière. L’ensemble des documents présents dans la rubrique sera supprimé.
Portails parents : Les familles ont désormais un visuel sur le nombre de factures/questionnaires/rubriques de documents non lus. Un chiffre ou un nombre en rouge apparaît au niveau des onglets respectifs de leur portail parents. Une fois la(les) facture(s)/ le(s) questionnaire(s) ou le(s) document(s) de la rubrique consulté(s), le nombre disparaît.
Seules les communes en régies sont concernées :
Vous avez désormais la possibilité de passer toutes les factures impayées et échues en mode de paiement perception pour une meilleure gestion des recouvrements.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. Dans l'onglet Recherche de factures, au-dessus de la liste, sélectionnez le filtre rapide « Afficher les factures à relancer » puis cliquez sur le bouton Lancez la recherche. La liste des factures respectant les critères de recherche s'affiche.
Cliquez sur Tout cocher afin de sélectionner toutes les factures impayées et échues. Dans l’onglet Gestion des factures, dans la partie Familles, cliquez sur « passer les factures en mode de paiement perception. »
Un message de confirmation apparaîtra afin de valider votre décision. Vos factures sont désormais toutes passées en mode de paiement perception.
Vous avez désormais la possibilité de créer des post-it directement dans le logiciel. Pour cela, cliquez sur l’icône « Afficher les notes » en haut à gauche, au niveau de la bordure du bandeau de gauche.
Vous pouvez dès à présent changer l’ordre d’affichage de vos établissements. Pour cela, rendez-vous dans Administration/Inscriptions/établissements et classes. Déplacez alors un établissement en utilisant les flèches bleues!
Depuis le bouton Profil en haut à droite, l'utilisateur (ayant un autre droit qu'administration) peut maintenant modifier ses coordonnées et son mot de passe.
Votre portail parents évolue, une nouvelle page de connexion personnalisable est en ligne.
Vous avez désormais la possibilité de rédiger des informations à destination des familles. Elles y ont accès avant de se connecter.
Pour cela, rendez-vous dans la partie Administration > Module parents > Paramétrage, puis saisissez votre texte dans le troisième éditeur de texte "Message inséré sur la page publique de connexion au module parents" en bas de la page.
En exemple, vous pouvez leur indiquer vos coordonnées en cas de difficulté de connexion.
Tout comme vous, 3D Ouest peut insérer des informations sur cette page, comme par exemple en cas de maintenance TIPI.
Vous avez désormais la possibilité de rendre visible ou non un repas/une prestation sur le portail parents. Lors de la création ou la modification d’un repas/d’une prestation, sélectionnez le statut souhaité.
3 possibilités sont disponibles : Visible et modifiable / Visible non modifiable / Non visible.
Afin de faciliter votre recherche de factures, nous avons ajouté, dans l’onglet « Factures » du bandeau de gauche, un critère de recherche avancée nommé « Facture dématérialisée ».
Ce nouveau critère de recherche vous permettra, entre autre, d’imprimer les factures non dématérialisées destinées à être envoyées par courrier aux familles n’ayant pas choisi ce mode de fonctionnement.
Pour ce faire, cliquez sur « Factures » dans le bandeau de gauche puis sur l'onglet « Recherche de factures ».
En cliquant sur « + recherche avancée », vous trouverez à droite entre « commentaire de facture » et « nom de famille », le critère « facture dématérialisée » vous proposant une liste déroulante vous donnant la possibilité de trier vos factures physiques et vos factures électroniques.
Dans le cadre de la mise en place de la plateforme Chorus Pro, nous faisons évoluer la gestion des responsables légaux dans le logiciel Enfance. Il faudra désormais faire la distinction entre une personne physique (ex : le père, la mère, le tuteur) et une personne morale (ex : un CCAS, une mairie). Si vous faites des exports ORMC et si vous effectuez des factures via le logiciel, à destination d'une entité publique, il vous faudra désormais vérifier les fiches des responsables moraux, afin que l'envoi des factures au format électronique puisse se faire. Pour cela, vous devez vous rendre dans la fiche Famille des personnes morales, à l’onglet Responsables légaux, puis cocher devant « Rôle et civilité » : Personne Morale. Vous pourrez ensuite renseigner les champs « Raison Sociale », « SIRET », « Statut Juridique » et éventuellement « Code Service » de cette entité. A partir du 1er Janvier 2017, ces informations seront reprises dans l'ORMC, qui via Hélios, enverra la facture sur Chorus Pro. Il ne faudra donc plus l'imprimer. Elle sera directement transmise à l'entité publique concernée sur son portail Chorus.
Dans le cadre de la nouvelle procédure de mise en œuvre des oppositions à tiers détenteur (OTD) adressées par les comptables de la DGFIP auprès des Caisses d'allocations familiales (CAF), nous proposons de faire évoluer vos fichiers ORMC afin que ceux-ci contiennent les noms, prénoms et date de naissance de l' enfant au titre duquel les prestations sont versées. Ces nouvelles informations viennent en complément des noms, prénoms des responsables facturés, afin de faciliter les échanges entre la DGFIP et la CNAF. Par conséquent, si votre trésorerie vous le demande, contactez-nous.
Le logiciel vous permet désormais de filtrer vos statistiques CAF pour n'afficher que les informations relatives aux prestations souhaitées. Il vous suffit de passer par l'onglet « CAF » des statistiques et de filtrer les prestations voulues.
Il vous est désormais possible de créer des groupes dans le logiciel et de les assigner aux enfants pour établir des listes personnalisées. Un enfant ne pourra pas être associé à plusieurs groupes, mais vous aurez la possibilité changer de groupe un ensemble d'enfants répondant à certains critères en une seule opération. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans Administration > Gestion des groupes ou Administration > Changement de groupe.
Vous avez désormais la possibilité d'indiquer sur la fiche d'une famille si elle souhaite recevoir ses factures par mail. Pour cela, il vous suffit de cocher la case « Factures dématérialisées » dans l'onglet Responsables Légaux de la fiche famille. Dès lors, vous pourrez filtrer la liste des familles en fonction de ce critère lors de vos mailings pour envoyer les factures aux familles qui l'ont spécifiquement indiqué.
Sur le portail parents, au niveau des informations familles et enfants, les familles peuvent désormais cocher une case permettant de certifier que les données enregistrées sont valides et à jour. Une indication sera visible sur la fiche famille, à côté de « Fiche complète », dès lors qu'une famille aura coché cette case. Si vous souhaitez recevoir une notification par mail dès qu'une famille coche cette case, contactez-nous.
La génération des exports Excel dans le logiciel a été améliorée afin d'éviter les messages d'erreurs et incompatibilités auxquels certains utilisateurs étaient confrontés. Le format de sortie est désormais « .xlsx » par défaut.
Les familles ont désormais la possibilité de charger des fichiers sur leur portail parents (PDF uniquement), depuis la partie Documents. Vous recevrez par e-mail une notification dès lors qu'une famille aura ajouté un document sur son portail. Pour activer cette fonctionnalité, il vous suffit d'aller dans Administration > Module Parents > Paramétrage et de cocher « Oui » pour donner la possibilité à une famille de charger un document.
Lors de l'enregistrement d'une semaine type dans la fiche Enfant, vous avez désormais la possibilité de cliquer sur le libellé de la prestation concernée afin de cocher/décocher en une seule fois l'ensemble des jours de la semaine type.
Depuis la page des questionnaires (Administration > Module parents > Questionnaires), vous avez désormais la possibilité de cliquer sur le bouton « Visualiser » une fois votre questionnaire créé. Vous aurez alors un aperçu de ce que visualiserons les familles sur leur portail. Si le résultat ne convient pas, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton « Modifier » et vous serez alors redirigé vers la modification de votre questionnaire.
En haut de chaque page du logiciel, vous avez la possibilité de cliquer sur la phrase « Téléchargez le Manuel Utilisateur » pour le visualiser. Pour accéder rapidement à la rubrique qui vous intéresse, cliquez dessus au niveau du sommaire. Vous pouvez également l'imprimer si vous le souhaitez. Ce manuel est un support à l'utilisation quotidienne du logiciel.
MàJ du 16/03/2016 : le manuel utilisateur pré-paiement est maintenant disponible pour toutes les communes ayant ce mode de fonctionnement.
Suite aux modifications apportées dans la gestion des relevés, et dans un soucis d'homogénéisation du fonctionnement des droits utilisateur, l’inscription/désinscription aux repas/prestations dans la fiche Enfant n'est désormais possible qu'en fonction des droits attribués à l’utilisateur.
MàJ du 26/02/2016 : Un utilisateur ne peut désormais plus visualiser une facture qui porte sur des prestations dont il n’a pas les droits. Pour ajouter des droits à un utilisateur, il suffit de cliquer sur le bouton Administration du bandeau de gauche, puis Utilisateurs et enfin sur le nom de l'utilisateur à modifier.
Remarque : La case « Voir les Droits sur les prestations archivées » permet d’ajouter les droits également sur des prestations archivées.
Les communes disposant d'un fonctionnement avec des prises en charges (communale, CAF, etc.) peuvent désormais ressortir facilement les montants correspondant depuis les statistiques. Pour cela, cliquez sur le bouton Statistiques du bandeau de gauche, puis dans l'onglet Recettes, choisissez la catégorie de statistique « Prise en charge ».
Tél: 02 96 48 68 19
Mail : moc.tseuod3@tcatnoc
@3douest
3D Ouest
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