Logiciel enfance, cantine et périscolaire

Les dernières évolutions du logiciel

28/02/2017 - Passer les factures en mode perception

Seules les communes en régies sont concernées :

Vous avez désormais la possibilité de passer toutes les factures impayées et échues en mode de paiement perception pour une meilleure gestion des recouvrements.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. Dans l'onglet Recherche de factures, au-dessus de la liste, sélectionnez le filtre rapide « Afficher les factures à relancer » puis cliquez sur le bouton Lancez la recherche. La liste des factures respectant les critères de recherche s'affiche.

Cliquez sur Tout cocher afin de sélectionner toutes les factures impayées et échues. Dans l’onglet Gestion des factures, dans la partie Familles, cliquez sur « passer les factures en mode de paiement perception. »

Un message de confirmation apparaîtra afin de valider votre décision. Vos factures sont désormais toutes passées en mode de paiement perception.

09/02/2017 - Post-it

Vous avez désormais la possibilité de créer des post-it directement dans le logiciel. Pour cela, cliquez sur l’icône « Afficher les notes » en haut à gauche, au niveau de la bordure du bandeau de gauche.

09/02/2017 - Ordre des établissements

Vous pouvez dès à présent changer l’ordre d’affichage de vos établissements. Pour cela, rendez-vous dans Administration/Inscriptions/établissements et classes. Déplacez alors un établissement en utilisant les flèches bleues!

30/01/2017 - Modification des données et du mot de passe pour l'ensemble des utilisateurs

Depuis le bouton Profil en haut à droite, l'utilisateur (ayant un autre droit qu'administration) peut maintenant modifier ses coordonnées et son mot de passe.

27/01/2017- Nouvelle page de connexion du portail parents

Votre portail parents évolue, une nouvelle page de connexion personnalisable est en ligne.

Vous avez désormais la possibilité de rédiger des informations à destination des familles. Elles y ont accès avant de se connecter.

Pour cela, rendez-vous dans la partie Administration > Module parents > Paramétrage, puis saisissez votre texte dans le troisième éditeur de texte "Message inséré sur la page publique de connexion au module parents" en bas de la page.

En exemple, vous pouvez leur indiquer vos coordonnées en cas de difficulté de connexion.

Tout comme vous, 3D Ouest peut insérer des informations sur cette page, comme par exemple en cas de maintenance TIPI.

11/01/2017 - Rendre visible ou non un repas/une prestation sur le portail parents

Vous avez désormais la possibilité de rendre visible ou non un repas/une prestation sur le portail parents. Lors de la création ou la modification d’un repas/d’une prestation, sélectionnez le statut souhaité.

3 possibilités sont disponibles : Visible et modifiable / Visible non modifiable / Non visible.

02/01/2017 - Recherche de factures dématérialisées

Afin de faciliter votre recherche de factures, nous avons ajouté, dans l’onglet « Factures » du bandeau de gauche, un critère de recherche avancée nommé « Facture dématérialisée ».

Ce nouveau critère de recherche vous permettra, entre autre, d’imprimer les factures non dématérialisées destinées à être envoyées par courrier aux familles n’ayant pas choisi ce mode de fonctionnement.

Pour ce faire, cliquez sur « Factures » dans le bandeau de gauche puis sur l'onglet « Recherche de factures ».

En cliquant sur « + recherche avancée », vous trouverez à droite entre « commentaire de facture » et « nom de famille », le critère « facture dématérialisée » vous proposant une liste déroulante vous donnant la possibilité de trier vos factures physiques et vos factures électroniques.

19/12/2016 - Évolution des responsables légaux

Dans le cadre de la mise en place de la plateforme Chorus Pro, nous faisons évoluer la gestion des responsables légaux dans le logiciel Enfance. Il faudra désormais faire la distinction entre une personne physique (ex : le père, la mère, le tuteur) et une personne morale (ex : un CCAS, une mairie). Si vous faites des exports ORMC et si vous effectuez des factures via le logiciel, à destination d'une entité publique, il vous faudra désormais vérifier les fiches des responsables moraux, afin que l'envoi des factures au format électronique puisse se faire. Pour cela, vous devez vous rendre dans la fiche Famille des personnes morales, à l’onglet Responsables légaux, puis cocher devant « Rôle et civilité » : Personne Morale. Vous pourrez ensuite renseigner les champs « Raison Sociale », « SIRET », « Statut Juridique » et éventuellement « Code Service » de cette entité. A partir du 1er Janvier 2017, ces informations seront reprises dans l'ORMC, qui via Hélios, enverra la facture sur Chorus Pro. Il ne faudra donc plus l'imprimer. Elle sera directement transmise à l'entité publique concernée sur son portail Chorus.

29/11/2016 - Fichiers ORMC

Dans le cadre de la nouvelle procédure de mise en œuvre des oppositions à tiers détenteur (OTD) adressées par les comptables de la DGFIP auprès des Caisses d'allocations familiales (CAF), nous proposons de faire évoluer vos fichiers ORMC afin que ceux-ci contiennent les noms, prénoms et date de naissance de l' enfant au titre duquel les prestations sont versées. Ces nouvelles informations viennent en complément des noms, prénoms des responsables facturés, afin de faciliter les échanges entre la DGFIP et la CNAF. Par conséquent, si votre trésorerie vous le demande, contactez-nous.

12/08/2016 - Filtre prestations statistiques CAF

Le logiciel vous permet désormais de filtrer vos statistiques CAF pour n'afficher que les informations relatives aux prestations souhaitées. Il vous suffit de passer par l'onglet « CAF » des statistiques et de filtrer les prestations voulues.

09/08/2016 - Gestion des groupes

Il vous est désormais possible de créer des groupes dans le logiciel et de les assigner aux enfants pour établir des listes personnalisées. Un enfant ne pourra pas être associé à plusieurs groupes, mais vous aurez la possibilité changer de groupe un ensemble d'enfants répondant à certains critères en une seule opération. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans Administration > Gestion des groupes ou Administration > Changement de groupe.

29/07/2016 - Choix envoi factures par mail aux familles

Vous avez désormais la possibilité d'indiquer sur la fiche d'une famille si elle souhaite recevoir ses factures par mail. Pour cela, il vous suffit de cocher la case « Factures dématérialisées » dans l'onglet Responsables Légaux de la fiche famille. Dès lors, vous pourrez filtrer la liste des familles en fonction de ce critère lors de vos mailings pour envoyer les factures aux familles qui l'ont spécifiquement indiqué.

24/05/2016 - Validation données familles

Sur le portail parents, au niveau des informations familles et enfants, les familles peuvent désormais cocher une case permettant de certifier que les données enregistrées sont valides et à jour. Une indication sera visible sur la fiche famille, à côté de « Fiche complète », dès lors qu'une famille aura coché cette case. Si vous souhaitez recevoir une notification par mail dès qu'une famille coche cette case, contactez-nous.

20/04/2016 - Amélioration exports Excel

La génération des exports Excel dans le logiciel a été améliorée afin d'éviter les messages d'erreurs et incompatibilités auxquels certains utilisateurs étaient confrontés. Le format de sortie est désormais « .xlsx » par défaut.

18/04/2016 - Dépôt fichier depuis portail parents

Les familles ont désormais la possibilité de charger des fichiers sur leur portail parents (PDF uniquement), depuis la partie Documents. Vous recevrez par e-mail une notification dès lors qu'une famille aura ajouté un document sur son portail. Pour activer cette fonctionnalité, il vous suffit d'aller dans Administration > Module Parents > Paramétrage et de cocher « Oui » pour donner la possibilité à une famille de charger un document.

08/03/2016 - Coche rapide semaine type

Lors de l'enregistrement d'une semaine type dans la fiche Enfant, vous avez désormais la possibilité de cliquer sur le libellé de la prestation concernée afin de cocher/décocher en une seule fois l'ensemble des jours de la semaine type.

29/02/2016 - Visualisation rapide questionnaire

Depuis la page des questionnaires (Administration > Module parents > Questionnaires), vous avez désormais la possibilité de cliquer sur le bouton « Visualiser » une fois votre questionnaire créé. Vous aurez alors un aperçu de ce que visualiserons les familles sur leur portail. Si le résultat ne convient pas, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton « Modifier » et vous serez alors redirigé vers la modification de votre questionnaire.

09/02/2016 - Manuel utilisateur disponible

En haut de chaque page du logiciel, vous avez la possibilité de cliquer sur la phrase « Téléchargez le Manuel Utilisateur » pour le visualiser. Pour accéder rapidement à la rubrique qui vous intéresse, cliquez dessus au niveau du sommaire. Vous pouvez également l'imprimer si vous le souhaitez. Ce manuel est un support à l'utilisation quotidienne du logiciel.
MàJ du 16/03/2016 : le manuel utilisateur pré-paiement est maintenant disponible pour toutes les communes ayant ce mode de fonctionnement.

08/02/2016 - Harmonisation droits utilisateurs

Suite aux modifications apportées dans la gestion des relevés, et dans un soucis d'homogénéisation du fonctionnement des droits utilisateur, l’inscription/désinscription aux repas/prestations dans la fiche Enfant n'est désormais possible qu'en fonction des droits attribués à l’utilisateur.
MàJ du 26/02/2016 : Un utilisateur ne peut désormais plus visualiser une facture qui porte sur des prestations dont il n’a pas les droits. Pour ajouter des droits à un utilisateur, il suffit de cliquer sur le bouton Administration du bandeau de gauche, puis Utilisateurs et enfin sur le nom de l'utilisateur à modifier.
Remarque : La case « Voir les Droits sur les prestations archivées » permet d’ajouter les droits également sur des prestations archivées.

08/02/2016 - Nouvelle statistique des prises en charge

Les communes disposant d'un fonctionnement avec des prises en charges (communale, CAF, etc.) peuvent désormais ressortir facilement les montants correspondant depuis les statistiques. Pour cela, cliquez sur le bouton Statistiques du bandeau de gauche, puis dans l'onglet Recettes, choisissez la catégorie de statistique « Prise en charge ».

21/01/2016 - Mise à jour gestion paramètres des relevés

Aux vues des difficultés et incompréhensions engendrées pour une majorité de nos clients par la modification des paramètres d'un relevé de réservations ou de présences, des ajustements ont été apportés :

  • La réduction de la période d'un relevé n'est désormais plus possible. Nous sommes conscients que cette évolution va être à l'origine d'une modification des habitudes d'utilisations de certains d'entre vous, cependant le choix a été fait de retirer cette option au vu d'importantes difficultés rencontrées par la plupart des clients. Si vous aviez l'habitude de réduire vos relevés, nous nous tenons à votre disposition afin de vous aider à ajuster votre fonctionnement.La visualisation et la modification des relevés de réservations et de présences portera désormais uniquement sur les prestions auxquelles l'utilisateur a accès. En ce sens, nous vous conseillons de créer si besoin des utilisateurs différents en leur attribuant des droits uniquement sur les prestations dont ils ont la gestion (Administration > Utilisateurs). Cela facilitera la gestion de l'enregistrement de vos réservations/présences.
  • La visualisation et la modification des relevés de réservations et de présences portera désormais uniquement sur les prestions auxquelles l'utilisateur a accès. En ce sens, nous vous conseillons de créer si besoin des utilisateurs différents en leur attribuant des droits uniquement sur les prestations dont ils ont la gestion (Administration > Utilisateurs). Cela facilitera la gestion de l'enregistrement de vos réservations/présences.

06/01/2016 - Manuels portail parents (normal et pré-paiement)

Le manuel d'utilisation du portail parents a été mis à jour et a été déployé sur l'ensemble des portails. Les communes fonctionnant avec un système de réservation avec pré-paiement (panier ou porte-monnaie) ont elles aussi désormais un manuel utilisateur spécifique déployé sur leur portail à l'attention des parents. Le document est directement accessible au format PDF dans la partie Aide du portail parents.