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Actualités

20/01/2021 - Détail de l'encours compte famille

Pour les communes avec un fonctionnement en « prépaiement » (paiement des réservations à l’avance), vous avez désormais un visuel des réservations non facturées en cliquant sur le montant de l’encours, dans le solde de la famille (en haut à droite du 1er onglet de la fiche famille).

Si des données apparaissent grisées, cela signifie que l’enfant, la prestation ou bien le tarif a été archivé.

14/01/2021 - Mise à jour guides portails parents

Suite au changement de mode de connexion opéré en novembre dernier pour accéder au portail parents, nous avons mis à jour les guides utilisateur à destination des familles (standard, prépaiement panier et prépaiement porte-monnaie).
La démarche de connexion y est ainsi expliquée de manière plus détaillée et visuelle, et les changements apportés au niveau de l'interface sont également pris en compte.
Les familles retrouveront ce document sur la page de connexion de leur portail ainsi qu'en cliquant sur le bouton Aide dans le bandeau une fois connectées.

Pense-bête rentrée janvier 2021

L'année 2020 se termine et une autre est en approche. Quelques manipulations seront nécessaires dans votre logiciel pour repartir du bon pied à la rentrée :

• Communes en prépaiement
  Pensez à générer une facture jusqu'au 31/12/2020.
  Cette facturation permettra de mettre les soldes des familles à jour, d’éditer des attestations fiscales et éventuellement de mettre en place de nouveaux tarifs.
  Vous pourrez également transmettre une facture aux familles débitrices.
• Communes en post-facturation
  Si vous déposez vos factures/paiements de décembre en janvier, pensez à modifier le numéro de votre dépôt ainsi que la date avant de le transmettre à la perception.
  Cela vous permettra de prendre en compte les éléments sur l'exercice 2020 et d'éviter les erreurs de doublons de factures.

Nous proposons de vous accompagner lors de ces manipulations, n’hésitez pas à nous contacter.

24/11/2020 - Évolution mode de connexion au portail parents

Une mise à jour du portail parents a été déployée afin de se conformer aux nouvelles exigences européennes du RGPD sur la protection des données.
Les pages de connexion affichent désormais un nouveau design ainsi qu'un nouveau mode de connexion ayant pour but d'améliorer la sécurité des mots de passe de vos familles.

À la première connexion, les familles devront :

1. Se rendre sur la page de connexion de leur portail.
2. Cliquer sur le bouton Se connecter.
3. Cliquer ensuite sur le bouton Première connexion ou mot de passe oublié et renseigner leur adresse mail (configurée dans leur fiche).
4. Cliquer sur le lien reçu par message afin de créer un nouveau mot de passe en suivant les recommandations de la CNIL.

Une fois le nouveau mot de passe créé, les familles pourront retourner sur la page de connexion puis cliquer de nouveau sur le bouton Se connecter pour renseigner leur adresse mail (login) et leur nouveau mot de passe afin d'accéder à leur portail comme avant.

Août 2020 - déploiement facture Datamatrix

Dans le cadre du projet « Zéro cash » de la DGFIP, les communes ayant un mode de fonctionnement perception ont vu leur modèle de facture évoluer.

Elles ont pris la forme d'un avis des sommes à payer et ont désormais un code Datamatrix dans le coupon afin de permettre aux familles de régler leur facture auprès d'un buraliste.
Les factures générées avant le déploiement de cette mesure pourront toujours être réimprimées en cas de besoin et conserveront la mise en page du précédent modèle de facture configuré pour la commune.

Une fois les nouvelles factures générée, une mention « Brouillon » apparaîtra à l'impression mais elle disparaîtra une fois le groupe de facture déposé dans un dépôt (+ génération d'un rôle ou d'export comptable).

05/05/2020 - Attestation fiscale

Vous pouvez envoyer une attestation fiscale par mail à vos familles en utilisant la partie Mailing du bandeau de gauche. Après avoir effectué une recherche de type « famille », vous pouvez sélectionner en pièce jointe l'attestation fiscale.
Vérifiez auparavant que la période de calcul est correctement configurée sur l'année 2019 (Administration > Module parents > paramétrage).

Paramétrer l’attestation fiscale pour l’année civile

• Si vous disposez un portail parents :

1) Cliquez sur Administration > Module parents > paramétrage.
2) Dans la partie Personnalisation/Les Documents :
Au niveau du libellé Possibilité pour une famille de sortir son attestation fiscale de l'année 2019, cliquez sur le bouton « Voir les paramètres », puis choisissez les prestations devant apparaître dans l’attestation et cliquez sur Modifier.
3) Vous avez la possibilité de donner l’accès aux familles à leur attestation fiscale sur leur portail parents, en sélectionnant « oui ».

• Si vous ne disposez pas d'un portail parents :

Vous pouvez éditer les attestations fiscales, à partir de la fiche familles, en cliquant sur l’icône Attestation fiscale. Vous devez sélectionner les repas/prestations facturés souhaités dans l’attestation, la période de calcul, la tranche d’âge (-6 ans ou Tous les enfants) et choisir l’impression (Par famille ou par enfant). Cliquez ensuite sur Valider.

20/03/2019 : Rappel stats CAF

Les statistiques CAF sont accessibles depuis la partie Statistiques > CAF.

Si vous souhaitez consulter les statistiques des années précédentes (par exemple connaître le nombre de repas pris en 2018), vous pouvez utiliser le bouton « Historique des réservations et des présences ». Le logiciel tiendra compte des anciennes prestations et des enfants archivés.

Le mode de calcul utilisé pour ces statistiques se paramètre depuis la partie Administration > Repas et prestations > prestations proposées.
Cliquez sur le libellé du repas ou de la prestation souhaitée, puis remplissez les champs du cadre « Mode de calcul - Statistiques CAF ».
Vous pourrez ensuite retourner dans la partie Statistiques > CAF pour obtenir les données qui vous intéressent.

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Julie BESSONNAT
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