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Première facturation 2020-2021
Le mois de septembre est bientôt terminé et vous devrez réaliser vos premières factures de l'année.
Pour y arriver en toute sérénité, n'hésitez pas à consulter notre pense-bête pour la première facturation.
Dans le cadre du projet « Zéro cash » de la DGFIP, les communes ayant un mode de fonctionnement perception ont vu leur modèle de facture évoluer.
Elles ont pris la forme d'un avis des sommes à payer et ont désormais un code Datamatrix dans le coupon afin de permettre aux familles de régler leur facture auprès d'un buraliste.
Les factures générées avant le déploiement de cette mesure pourront toujours être réimprimées en cas de besoin et conserveront la mise en page du précédent modèle de facture configuré pour la commune.
Une fois les nouvelles factures générée, une mention « Brouillon » apparaîtra à l'impression mais elle disparaîtra une fois le groupe de facture déposé dans un dépôt (+ génération d'un rôle ou d'export comptable).
Vous pouvez envoyer une attestation fiscale par mail à vos familles en utilisant la partie Mailing du bandeau de gauche. Après avoir effectué une recherche de type « famille », vous pouvez sélectionner en pièce jointe l'attestation fiscale.
Vérifiez auparavant que la période de calcul est correctement configurée sur l'année 2019 (Administration > Module parents > paramétrage).
En vue du déconfinement prévu le 11 mai prochain, de nombreuses communes doivent s'organiser et vérifier auprès des familles si elles souhaitent que leurs enfants reprennent l'école à ce moment-là.
Si vous avez besoin de recueillir ces informations via un sondage, vous pouvez nous contacter et nous pourrons activer un module de gestion de Questionnaires pour vous aider dans votre démarche.
Avec la fermeture des écoles, les enseignants vont avoir besoin d'avoir la liste des adresses mails des familles pour être en mesure de leur transmettre les cours que devront suivre les enfants.
Pour obtenir ces listes par classes, nous vous invitons à réaliser un export Excel de la liste des enfants. Vous pourrez ainsi filtrer cette liste par établissement/classe et trouver les adresse mails correspondantes.
La démarche plus complète est à retrouver dans la Foire au Questions : « Comment exporter la liste des enfants ? »
Suite à l'allocution du président de la République et à sa mesure de fermeture des écoles jusqu'à une date indéterminée, vous allez devoir créer des périodes de fermeture pour supprimer les réservations des familles enregistrées à partir du 16 mars. Une fiche pratique est à votre disposition pour vous aider dans cette démarche.
Vous pouvez également utiliser les outils du logiciel pour communiquer avec les parents sur les mesures appliquées :
Retrouvez toutes les procédures détaillées dans la Foire au Questions.
Vous trouverez enfin des informations et des recommandations du Ministère de l’Éducation Nationale à cette adresse : https://www.education.gouv.fr/coronavirus-covid-19-informations-et-recommandations-pour-les-etablissements-scolaires-et-les-274253
Compte tenu des événements en cours, vous envisagez de mettre en place le portage des repas pour les personnes âgées sur votre commune. Sachez que le logiciel Enfance permet de gérer ce service. Pour cela, il suffit de :
- enregistrer la liste de vos aînés dans le logiciel
- créer une nouvelle prestation "portage repas" liée à un ou plusieurs tarifs
- renseigner les dates de réservations des repas
La facturation pourra être faite à la date souhaitée.
Nous sommes à votre disposition pour vous aider dans la mise en œuvre et vous transmettre un éventuel devis.
• Si vous disposez un portail parents :
1) Cliquez sur Administration > Module parents > paramétrage.
2) Dans la partie Personnalisation/Les Documents :
Au niveau du libellé Possibilité pour une famille de sortir son attestation fiscale de l'année 2019, cliquez sur le bouton « Voir les paramètres », puis choisissez les prestations devant apparaître dans l’attestation et cliquez sur Modifier.
3) Vous avez la possibilité de donner l’accès aux familles à leur attestation fiscale sur leur portail parents, en sélectionnant « oui ».
• Si vous ne disposez pas d'un portail parents :
Vous pouvez éditer les attestations fiscales, à partir de la fiche familles, en cliquant sur l’icône Attestation fiscale. Vous devez sélectionner les repas/prestations facturés souhaités dans l’attestation, la période de calcul, la tranche d’âge (-6 ans ou Tous les enfants) et choisir l’impression (Par famille ou par enfant). Cliquez ensuite sur Valider.
Lorsque vous cliquez sur le nombre de réservations prévues pour les repas depuis le tableau récapitulatif de la page d'accueil, un tableau détaillant les enfants, leur classe, la date de réservation, etc. s'affiche.
Désormais, vous retrouverez également dans ce tableau le régime spécial de l'enfant si vous cliquez sur un nombre de la colonne « dont spéciaux ».
Les statistiques CAF sont accessibles depuis la partie Statistiques > CAF.
Si vous souhaitez consulter les statistiques des années précédentes (par exemple connaître le nombre de repas pris en 2018), vous pouvez utiliser le bouton « Historique des réservations et des présences ». Le logiciel tiendra compte des anciennes prestations et des enfants archivés.
Le mode de calcul utilisé pour ces statistiques se paramètre depuis la partie Administration > Repas et prestations > prestations proposées.
Cliquez sur le libellé du repas ou de la prestation souhaitée, puis remplissez les champs du cadre « Mode de calcul - Statistiques CAF ».
Vous pourrez ensuite retourner dans la partie Statistiques > CAF pour obtenir les données qui vous intéressent.
Le portail parents accepte désormais plus de formats de fichier différents. Les familles pourront ainsi charger sur leur portail des photos de leurs documents (JPEG ou PNG) sans avoir à scanner ou à transformer le document en PDF.
Tél: 02 96 48 68 19
Mail : contact@3douest.com
@3douest
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