Foire aux questions

Connexion

• Je n’arrive pas à me connecter au logiciel.

  L’adresse du logiciel est : http://www.logicielcantine.fr/
  Après avoir cliqué sur  Se connecter, vous devez renseigner votre login (= adresse mail) et votre mot de passe dans les champs correspondants, puis cliquer sur le bouton Valider pour vous connecter. Vous pouvez enregistrer cette page dans les favoris de votre navigateur pour la retrouver plus facilement.

• J’ai perdu mon login et mon mot de passe.

  Dans le cas où vous ne vous souvenez plus de votre login/mot de passe, cliquez sur  Se connecter puis sur le bouton Nouveau mot de passe dans la nouvelle page. Saisissez votre adresse mail (qui est également votre login) puis cliquez sur Valider. Un message vous sera alors envoyé avec un lien pour réinitialiser votre mot de passe.

Familles

• Comment éditer une attestation fiscale ?

  1. Cliquez sur le bouton  Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Dans la liste qui s'affiche, cochez les familles pour lesquelles vous souhaitez éditer une attestation fiscale.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Attestation fiscale en haut de la page, dans la colonne Impression de documents.
  4. Cochez les prestations souhaitées et sélectionnez la date de début et de fin de période avant de valider.

• Comment archiver une famille ?

  1. Cliquez sur le bouton  Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Dans la liste qui s'affiche, cliquez sur le nom de la famille à archiver pour accéder à sa fiche.
  3. Dans l'onglet Responsables Légaux, cliquez sur l'icône  située en haut à droite de la fiche pour archiver la famille.
     Un message de confirmation s'affiche.
  4. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer l'archivage de la famille et supprimer les réservations et présences enregistrées à partir de cette date.

• Comment désarchiver une famille ou un enfant?

  1. Cliquez sur le bouton  Familles  ou Enfants dans le bandeau de gauche.
  2. Sélectionner "Tous + Archives" dans le menu déroulant "Établissement".
  3. Le nom de la famille ou de l'enfant apparait en gris.
  4. Cliquez ensuite sur "Désarchiver la famille" ou "Désarchiver l'enfant" pour remettre la famille ou l'enfant dans la liste.

• Comment archiver un responsable ?

  1. Cliquez sur le bouton Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Dans la liste qui s'affiche, cliquez sur le nom de la famille pour laquelle vous souhaitez archiver un responsable.
  3. Dans l'onglet Responsables Légaux, cliquez sur l'onglet correspondant au responsable à archiver.
  4. Cliquez ensuite sur l'icône située à droite pour l'archiver.
     Un message de confirmation s'affiche.
  5. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer l'archivage du responsable.

• Comment ajouter/supprimer un autre responsable ?

  Pour ajouter un autre responsable :

  1. Cliquez sur l'icône Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Dans la liste qui s'affiche, cliquez sur le nom de la famille pour laquelle vous souhaitez ajouter un responsable.
  3. Cliquez sur l’onglet Autres Responsables dans la fiche famille, puis cliquez sur l’icône .
  4. Deux choix s'offrent à vous :
  • Si le responsable est déjà enregistré dans le logiciel, saisissez les premières lettres de son nom dans le champ de saisie, puis cliquez sur son nom dans la liste qui s'affiche.
  • Si le responsable n'existe pas dans le logiciel, complétez simplement le formulaire de saisie d'un nouveau responsable.
    
  5. Complétez ou modifiez les champs des coordonnées et cochez les cases Urgence et/ou Sortie avant de cliquer sur le bouton Ajouter le responsable.
     
  6. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour valider les nouvelles informations de la fiche de la famille.
     
     

  Pour supprimer un autre responsable :

  1. Cliquez sur l’onglet Autres Responsables dans la fiche famille concernée.
     
  2. Cliquez sur l'onglet correspondant au responsable à archiver, puis cliquez sur l'icône située à droite pour le supprimer.
     Un message de confirmation s'affiche.
  3. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer la suppression du responsable.

• Comment exporter la liste des familles ?

  1. Cliquez sur le bouton Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Dans la liste qui s'affiche, cochez les familles pour lesquelles vous souhaitez exporter les informations sous Excel.
     Astuce : pour avoir les informations de toutes les familles enregistrées dans le logiciel, cliquez sur le bouton Tout au-dessus du tableau, puis cochez la case Tout cocher/Tout décocher.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Liste des familles en haut de la page, dans la colonne Export Excel.
     Le logiciel vous propose de télécharger un fichier tableur compatible avec Excel et Calc contenant toutes les informations des familles cochées.
     Remarque : le bouton Liste des enfants permet d'obtenir la liste des enfants associés aux familles sélectionnées.

• Comment exporter la liste des enfants ?

  1. Cliquez sur le bouton Enfants dans le bandeau de gauche.
  2. Dans la liste qui s'affiche, cochez les enfants pour lesquels vous souhaitez exporter les informations sous Excel.
     Astuce : pour avoir les informations de tous les enregistrés dans le logiciel, cliquez sur le bouton Tout au-dessus du tableau, puis cochez la case Tout cocher/Tout décocher.
  3. Dans la colonne Export Excel en haut de la page, cliquez ensuite sur le bouton :
  • Liste des enfants pour obtenir la liste des enfants rangés par ordre alphabétique ;
  • Liste par classe pour obtenir la liste des enfants rangés par classe ;
  • Liste par niveaux pour obtenir la liste des enfants rangés par niveau ;
  • Liste par groupe pour obtenir la liste des enfants rangés par groupe.

  Le logiciel vous propose de télécharger un fichier tableur compatible avec Excel et Calc contenant toutes les informations des enfants cochés.

• Comment ajouter une famille ?

  1. Cliquez sur le bouton Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Cliquez ensuite sur le bouton Créer une nouvelle famille.
     
  3. Dans chaque onglet, complétez les champs marqués d'un (*) afin de compléter les fiches de responsables et des enfants (au moins un responsable et un enfant), puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

• Je n'arrive pas à modifier le nom d'un autre responsable.

  Le nom et prénom d'un « autre responsable » d'une famille ne sont pas modifiables car cette personne peut être liés à plusieurs familles différentes. Ce blocage permet ainsi d'éviter que les changements n'affectent d'autres familles en remplaçant un responsable par un autre.
  Il est donc nécessaire de créer un nouvel « autre responsable » en cas de changement de nom/prénom.

• Comment gérer les familles séparées qui souhaitent avoir des accès distincts au portail parents ?

  La version actuelle du logiciel ne permet pas de gérer les familles séparées de manière indépendante tout en conservant les données sur une seule et même fiche famille. Il faut donc créer 2 familles ; l'une pour le responsable 1 et l'autre pour le responsable 2.
  Les enfants se retrouvent ainsi sur chacune des fiches familles. Vous pouvez également ajouter un signe distinctif à côté du nom de l'enfant pour l'identifier plus facilement au moment du pointage.
  Ainsi, chaque responsable aura son propre identifiant pour accéder au portail parents : il pourra réserver les semaines qui le concernent et sera facturé uniquement pour les cases qu'il aura cochées.

Portail parents

• Les familles n’arrivent pas à se connecter au module parents.

  Commencez par vérifier que vous leur avez bien communiqué la bonne adresse, l’adresse du site internet suivi de la ville (ex : www.logicielcantine.fr/votreville).
  Pour rappel, lors de la première connexion sur le portail, la famille devra faire une demande de mot de passe. Pour cela, elle renseignera son adresse email (préalablement indiquée dans sa fiche sur votre logiciel) ou son identifiant dans la partie « Obtenir un mot de passe » sur la page de connexion. Elle recevra alors automatiquement un mail contenant son identifiant et son mot de passe. La démarche sera la même en cas de perte de mot de passe.
  Conseillez aux familles de privilégier le copier-coller pour saisir leur identifiant/mot de passe afin d'éviter les erreurs de frappe.
  Qu'elles s'assurent également que leur navigateur accepte bien les cookies.
  
  Astuce : Les mots de passe générés par le logiciel se composent de 2 lettres, 1 chiffre, 2 lettres, 1 chiffre.

• Comment ajouter un document sur le portail parent ?

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Paramétrage dans la partie Module Parents.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton + Nouveau document dans le tableau des documents.
  4. Renseignez un titre, choisissez de rendre visible ou non le document sur le portail parents, puis attachez votre fichier.
  5. Cliquez enfin sur le bouton Ajouter pour enregistrer le fichier dans le logiciel.

• Comment supprimer un document sur le portail parent ?

  Rendre un document non visible sur le portail :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Paramétrage dans la partie Module Parents.
  3. Cliquez ensuite sur le nom du document à modifier.
     Une nouvelle fenêtre s'affiche par-dessus la liste.
  4. Choisissez de rendre le document non visible sur le portail parents, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
     Astuce : Vous pouvez également cliquer sur les icônes ou sur la ligne du document souhaité pour le rendre visible ou invisible sur le portail parents.
     
     

  Supprimer un document du portail et du logiciel :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Paramétrage dans la partie Module Parents.
  3. Cliquez ensuite sur le nom du document à supprimer.
     Une nouvelle fenêtre s'affiche par-dessus la liste.
  4. Cliquez sur le bouton Supprimer.
     Une fenêtre de confirmation s'affiche.
  5. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer la suppression du document du portail parents et du logiciel.

• Comment personnaliser le message d'accueil du portail parents ?

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur bouton Paramétrage dans la partie Module Parents.
  3. Dans la section Personnalisation > Les Messages, utilisez l'éditeur de texte pour rédiger votre message d'accueil dans le cadre situé sous la phrase « Message inséré sur la page d'accueil du module parents ».
  4. Cliquez enfin sur le bouton Sauvegarder en bas de page pour enregistrer les modifications.

Réservations

• Je n’ai pas de coche sur la grille de réservation pour inscrire des enfants.

  Vérifiez que les enfants sont inscrits à la prestation concernée :

  1. Cliquez sur l'icône Enfants dans le bandeau de gauche pour accéder à la liste des enfants.
  2. Cliquez sur le nom de l'enfant pour accéder à sa fiche.
  3. Vérifiez que la prestation souhaitée est cochée pour pouvoir enregistrer les réservations. Le cas échéant, cochez-la en lui attribuant le tarif désiré puis cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de page pour valider la modification.

• Comment enregistrer les réservations ?

  1. Cliquez sur le bouton Réservations dans le bandeau de gauche.
  2. Cochez ensuite les prestations et les classes/établissements souhaités.
  3. Sélectionnez l'action « Enregistrer les réservations » puis indiquez la période et le type de tri souhaités (par classe, par niveau, par groupe ou par liste alphabétique). Cliquez ensuite sur le bouton OK.
     Le tableau avec la liste des enfants et leurs réservations apparaît, auquel vous pouvez apporter des modifications.
  4. Pour les enregistrer, cliquez sur le bouton Valider en bas de page.

• Comment valider une semaine type d'un enfant ?

  Fiche mémoire fonctionnement : la semaine type

  L'enregistrement d'une semaine type se fait de la même manière que l'enregistrement de réservations (ou de présences). La différence est que les abonnements des enfants sont matérialisés par une coche sur fond vert dans les relevés.
  Si les réservations/présences sont enregistrées telles quelles, ou bien après avoir coché ou décoché certains éléments, le fond vert disparaîtra définitivement.

• Comment enregistrer les réservations pour une famille de façon individuelle ?

  1. Cliquez sur le bouton Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Cliquez sur le nom de la famille souhaitée.
  3. Dans le premier onglet de la fiche, cliquez sur le bouton Réservations de la famille.
  4. Cochez ensuite les réservations souhaitées dans le tableau puis cliquez sur le bouton Valider pour les enregistrer.
  5. Répétez l'opération pour chaque période voulue (semaine ou mois selon affichage).

• Comment répondre au questionnaire TAP pour une famille n'ayant pas internet ?

  1. Cliquez sur le bouton Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Cliquez sur le nom de la famille souhaitée.
  3. Dans le premier onglet de la fiche, cliquez sur le bouton Accès aux questionnaires.
  4. Cliquez sur le bouton Saisir le questionnaire, puis répondez aux différentes questions proposées.
  5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour valider les réponses.
     
  6. Répétez l'opération pour chaque questionnaire et/ou enfant.

• Comment imprimer le tableau des repas prévus ?

  Une fois les réservations enregistrées dans le logiciel, vous avez la possibilité d'imprimer un tableau récapitulatif des repas prévus pour une semaine donnée.
  Ce tableau affiche le nombre de repas standards ainsi que tous les régimes spéciaux paramétrés dans le logiciel, et ce en fonction des établissements.

  Pour imprimer ce tableau :

  1. Cliquez sur le bouton Accueil du bandeau de gauche.
  2. Dans le tableau des repas et prestations prévus, cliquez sur l'icône à droite de l'intitulé « Repas prévus ».
     Le PDF du tableau des repas prévus s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

• Comment imprimer un relevé/une liste par date des réservations ?

  1. Cliquez sur le bouton Réservations dans le bandeau de gauche.
  2. Cochez ensuite les prestations et les établissements souhaités.
  3. Sélectionnez l'action « Visualiser une liste sur une période » puis indiquez la période et le type de tri souhaités (par classe, par niveau, par groupe ou par liste alphabétique).
  4. Sélectionnez ensuite le type de liste ainsi que le format d'impression, puis cliquez sur le bouton OK.

Présences

• Je souhaite modifier les présences, mais les cases dans les relevés sont grisées.

  Lorsque les repas et prestations sont facturés, les cases dans les relevés sont grisées pour marquer qu’il n’est plus possible de modifier les présences.
  Pour les modifier, il vous faut annuler les factures concernées, puis revenir sur les présences pour les corriger et enfin refacturer.

• Comment enregistrer les présences ?

  1. Cliquez sur le bouton Présences dans le bandeau de gauche.
  2. Cochez ensuite les prestations et les classes/établissements souhaités.
  3. Sélectionnez l'action « Enregistrer les présences » puis indiquez la période et le type de tri souhaités (par classe, par niveau, par groupe ou par liste alphabétique). Cliquez ensuite sur le bouton OK.
     Le tableau avec la liste des enfants et leurs présences apparaît, auquel vous pouvez apporter des modifications.
  4. Pour les enregistrer, cliquez sur le bouton Valider en bas de page.

• Comment imprimer un relevé/une liste par date des présences ?

  1. Cliquez sur le bouton Présences dans le bandeau de gauche.
  2. Cochez ensuite les prestations et les établissements souhaités.
  3. Sélectionnez l'action « Visualiser une liste sur une période » puis indiquez la période et le type de tri souhaités (par classe, par niveau, par groupe ou par liste alphabétique).
  4. Sélectionnez ensuite le type de liste ainsi que le format d'impression, puis cliquez sur le bouton OK.

• Comment imprimer une grille de pointage ?

  Vous avez la possibilité d'imprimer une grille vierge présentant l'ensemble des enfants attendus à une prestation sur une période donnée, afin que vous puissiez la transmettre aux personnes qui se chargeront du pointage. La grille remplie vous permettra dans un second temps de saisir les présences dans le logiciel.

  Pour imprimer cette grille vierge : 

  1. Cliquez sur le bouton Présences dans le bandeau de gauche.
  2. Cochez ensuite les prestations et les classes/établissements souhaités.
  3. Sélectionnez l'action « Imprimer une grille de pointage » puis indiquez la période et le type de tri souhaités (par classe, par niveau, par groupe ou par liste alphabétique). Cliquez ensuite sur le bouton OK.

Facturation / Paiement

• Comment faire une facture groupée ?

  Une fois les réservations et les présences enregistrées :

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche, puis cliquez sur le bouton Créer un groupe de factures.
  2. Sélectionnez dans la nouvelle page la période de facturation et la régie (si vous en avez plusieurs), puis cochez les prestations à facturer.
  3. Sélectionnez un mode de paiement si par exemple vous souhaitez facturer les prélèvements bancaires à part, sinon laissez sur « Tous ».
  4. Modifiez si besoin les dates d’échéance et de prélèvement.
  5. Cliquez enfin sur le bouton Créer une facture groupée pour générer l’ensemble des factures.

• Comment faire une facture individuelle ?

  1. Cliquez sur le bouton Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Cliquez sur le nom de la famille souhaitée.
  3. Dans le premier onglet de la fiche, cliquez sur le bouton Nouvelle facture.
  4. Sélectionnez dans la nouvelle page la période de facturation et la régie (si vous en avez plusieurs), puis cochez les prestations à facturer.
  5. Modifiez si besoin les dates d’échéance et de prélèvement.
  6. Cliquez enfin sur le bouton Créer une facture pour générer la facture de la famille.

• Comment enregistrer/modifier/supprimer un paiement ?

  Pour enregistrer un paiement :

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche, puis sur le numéro de la facture souhaitée.
  2. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur sur le bouton Ajouter un paiement.
     Une nouvelle fenêtre s'affiche.
  3. Saisissez les informations du paiement, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour l'ajouter à la facture.
     
     

  Pour modifier un paiement :

  1. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur l’icône sur la ligne du paiement souhaité.
     La fenêtre du paiement s'affiche.
  2. Modifiez les informations désirées, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
     
     

  Pour supprimer un paiement :

  1. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur l’icône dans la ligne du paiement souhaité.
     La fenêtre du paiement s'affiche.
  2. Cliquez sur le bouton Supprimer.
     Un message de confirmation s'affiche.
  3. Cliquez sur OK pour valider la suppression du paiement.
     
     

  Attention : Une fois les paiements déposés, il n'est plus possible de les modifier ou de les supprimer.

• Comment enregistrer une réduction/majoration sur la facture ?

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche, puis sur le numéro de la facture souhaitée.
  2. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur le bouton Ajouter une réduction/majoration.
     Une nouvelle fenêtre s'affiche.
  3. Indiquez le motif ainsi que le montant (utilisez le signe moins « - » devant le montant s’il s’agit d’une réduction), puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

• Comment annuler une facture ?

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche, puis sur le numéro de la facture souhaitée.
  2. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur le bouton Annuler la facture.
     Un message d'avertissement s'affiche.
  3. Cliquez sur OK pour valider l'annulation de la facture.
     
     

  Attention : Une fois les paiements déposés, il n'est plus possible d'annuler une facture.

• Comment supprimer le dernier groupe de factures ?

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche.
  2. Dans l'onglet Gestion des factures, au-dessus de la liste, cliquez sur le bouton Supprimer de la colonne Dernier groupe de factures.
     Un message d'avertissement s'affiche.
  3. Cliquez sur OK pour valider la suppression du dernier groupe de factures.

• Comment ranger les factures dans un dossier ?

  Pour ranger les factures dans un dossier :

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche.
  2. Cochez les factures à ranger, puis cliquez sur le bouton Déplacer vers un dossier de la colonne Gestion des factures, au-dessus de la liste.
  3. Nommez votre dossier à la place de « Nouveau dossier », ou sélectionnez un dossier déjà existant dans le menu déroulant, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
     
     

  Pour accéder aux factures rangées dans un dossier :

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche.
  2. Dans l'onglet Recherche de factures, au-dessus de la liste, sélectionnez votre dossier dans le menu déroulant correspondant, puis cliquez sur le bouton Lancer la recherche.
     La liste des factures rangées dans ce dossier s'affichent.

• Comment créer un dépôt ?

  1. Cliquez sur le bouton Paiements et dépôts dans le bandeau de gauche.
  2. Utilisez les options de recherche de paiements pour filtrer si besoin la liste en fonction du mode de paiement ou de la régie, puis cochez les paiements que vous souhaitez déposer.
  3. Une fois vos paiements sélectionnés, cliquez sur le bouton Déposer les paiements dans la colonne Gestion des paiements, au-dessus de la liste.
     Un nouveau dépôt contenant les paiements sélectionnés est créé.
  4. Dans la fenêtre Dépôt à la perception qui s'affiche, cochez les informations que vous souhaitez obtenir puis cliquez sur le bouton Valider.
     Votre fichier PDF s’ouvre avec le récapitulatif des paiements.

• Comment modifier un dépôt ?

  Pour ajouter un paiement dans un dépôt :

  1. Cliquez sur le bouton Paiements et dépôts dans le bandeau de gauche.
  2. Dans l'onglet Liste des dépôts, au-dessus de la liste, cliquez sur le numéro du dépôt souhaité pour accéder aux paiements qui y sont déposés.
  3. Cochez le paiement souhaité parmi la liste des paiements non déposés (en bas de la fenêtre), puis cliquez sur le bouton Modifier le dépôt.
     Remarque : Vous pouvez également modifier le numéro et la date du dépôt.
     
     

  Pour supprimer un paiement d'un dépôt :

  1. Cliquez sur le bouton Paiements et dépôts dans le bandeau de gauche.
  2. Dans l'onglet Liste des dépôts, au-dessus de la liste, cliquez sur le numéro du dépôt souhaité pour accéder aux paiements qui y sont déposés.
  3. Décochez le paiement à supprimer dans la liste puis cliquez sur le bouton Modifier le dépôt.
     
     

  Attention : Ces opérations ne sont pas possibles pour des dépôts prélèvement. En cas de soucis ou d'erreur, contactez l'équipe support pour qu'on supprime le dépôt et que vous puissiez le recréer correctement.

• Comment annuler un dépôt ?

  1. Cliquez sur le bouton Paiements et dépôts dans le bandeau de gauche.
  2. Dans l’onglet Liste des dépôts, au-dessus de la liste, cliquez sur l'icône au niveau du champs « Dernier dépôt ».
     Une fenêtre de confirmation s'affiche.
  3. Renseignez le motif d'annulation puis confirmez en cliquant sur le bouton OK.
     Seuls les dépôts de moins de 24h peuvent être supprimés. Passé ce délai, merci de contacter 3D Ouest : support-enfance@3douest.com

• Comment ajouter un commentaire sur une facture ?

  Ajouter un commentaire sur une facture unique :

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche puis sur le numéro de la facture souhaitée.
  2. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur sur le bouton Ajouter un commentaire.
     Une nouvelle fenêtre s'affiche.
  3. Saisissez votre texte de commentaire, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour l'ajouter sur la facture.
     
     

  Ajouter un commentaire sur un groupe de facture :

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche, puis cliquez sur le bouton Créer un groupe de factures.
  2. Sélectionnez dans la nouvelle page les éléments propres à ce groupe de factures (période, régie, prestations, mode de paiement, etc.).
  3. Dans le champ « Commentaire », saisissez les informations que vous souhaitez afficher sur les factures à l'attention des parents.
  4. Cliquez enfin sur le bouton Créer une facture groupée pour générer l’ensemble des factures avec un commentaire.

• Comment renommer/archiver un dossier (factures ou dépôts) ?

  Pour renommer un dossier (facture ou dépôt) :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Dossiers dans la partie Réglages complémentaires.
  3. Cliquez ensuite sur le nom du dossier à renommer.
     Une fenêtre s'affiche par-dessus la liste.
  4. Saisissez le nouveau nom du dossier, puis cliquez sur le bouton Modifier.
     
     

  Pour archiver un dossier (facture ou dépôt) :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Dossiers dans la partie Réglages complémentaires.
  3. Cliquez ensuite sur le nom du dossier à archiver.
     Une fenêtre s'affiche par-dessus la liste.
  4. Cliquez sur l'icône .
     Un message de confirmation s'affiche.
  5. Cliquez sur le bouton OK pour valider l'archivage du dossier.

• Comment changer le nom du responsable sur la facture ?

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche.
  2. Dans la liste des factures, cliquez sur le numéro de celle que vous souhaitez modifier.
  3. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur le menu déroulant en haut à droite de la page pour sélectionner le responsable visible sur la facture.
  4. Cliquez enfin sur le bouton Imprimer pour générer la facture au format PDF et ainsi l'imprimer avec les informations à jour.

• Comment modifier la date d'affichage des factures sur le portail parents ?

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton Modifier la date d'affichage sur le portail dans la colonne Familles, au-dessus de la liste.
     Un tableau s'affiche par-dessus la liste des factures.
  3. Cochez le ou les groupes de factures souhaités, puis indiquez la nouvelle date d'affichage grâce au calendrier (la date du jour est indiquée par défaut).
  4. Cliquez enfin sur le bouton Modifier pour appliquer le changement de date.
  
  

  Attention : Une fois la date d'affichage passée, il n'est plus possible de la modifier.

• Comment retrouver une facture ?

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche.
  2. Dans l'onglet Recherche de factures, au-dessus de la liste, cliquez sur le bouton + recherche avancée pour afficher tous les critères de recherche.
  3. Utilisez les différents champs pour spécifier les critères de recherche d'un groupe de factures (nom d'une famille, période de facturation, etc.) puis cliquez sur le bouton Lancez la recherche.
     La liste des factures respectant les critères de recherche s'affiche.
     Remarque : s'il n'y a aucun résultat, sélectionnez le dossier « Tous » puis relancez la recherche pour visualiser également les éléments rangés dans des dossiers (par défaut, c'est le dossier « Non classé » qui est sélectionné).

• Comment créer un reçu ?

  Cette procédure ne s'applique qu'aux communes fonctionnant avec un compte famille :

  1. Cliquez sur le bouton Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Cliquez sur le nom de la famille souhaitée.
  3. Dans le premier onglet de la fiche, cliquez sur le bouton Nouvelle Reçu.
  4. Sélectionnez dans la nouvelle page le montant du reçu et la régie (si vous en avez plusieurs), ainsi que le mode de paiement.
  5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer et imprimer le reçu pour valider le reçu de paiement et mettre à jour le compte famille.

• Les éléments de paiement (prélèvement ou TIPI) n'apparaissent pas correctement sur les factures.

  Après facturation, les informations bancaires des familles souhaitant être prélevées ou les références TIPI permettant de régler en ligne n'apparaissent pas automatiquement sur les factures.

  Vous devez pour cela faire le dépôt de ces factures (cf. Comment créer un dépôt ?). Une fois le dépôt créé :

  • Prélèvement : cliquez sur bouton ORMC ou SEPA XML en bout du ligne du dépôt créé pour générer l'export comptable.
    => Les informations bancaires seront alors visibles sur vos factures.
  • TIPI : cliquez sur bouton ORMC en bout du ligne du dépôt créé pour générer l'export comptable.
    => Les références TIPI seront alors visibles sur vos factures.

• Comment imprimer un groupe de factures ?

  Pour imprimer le dernier groupe de factures créées :

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche.
  2. Dans l'onglet Gestion des factures, au-dessus de la liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la colonne Dernier groupe de factures.
     Le groupe de factures est généré au format PDF et peut ensuite être imprimé.
     
     

  Pour imprimer un groupe de factures sélectionnées :

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche.
  2. Dans la liste des factures, cochez celles que vous souhaitez imprimer.
  3. Cliquez enfin sur le bouton Imprimer les factures sélectionnées au-dessus du tableau.
     Le groupe de factures sélectionnées s'affiche au format PDF dans une nouvelle fenêtre.

Module mailing

• Comment envoyer un mail simple à une ou plusieurs familles ?

  1. Cliquez sur le bouton Familles dans le bandeau de gauche.
  2. Cliquez sur « TOUT » devant les lettres a - b - c – d, etc. pour afficher la liste de toutes les familles.
  3. Cochez toutes les familles souhaitées puis cliquez sur le bouton Envoi de mails de la colonne Gestion des familles, au-dessus de la liste.
     La fenêtre de rédaction du mail s’ouvre.
  4. Modifiez l’expéditeur, l’objet et le corps du texte selon vos besoins (vous avez la possibilité de demander un accusé de réception et de choisir d’envoyer un seul mail par famille ou de l'envoyer à l’ensemble des responsables).
  5. Une fois le mail personnalisé, cliquez sur le bouton Envoyer.
     Remarque : Vous avez la possibilité de modifier le contenu du message proposé pour ne pas avoir à le faire à chaque nouvel envoi. Pour cela, allez dans Administration > Module Mailing > Paramétrage des Mails et modifiez le modèle « Mail login ».

• Comment créer un modèle de mailing ?

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Paramétrage des mails dans la partie Module Mailing.
     Une liste de modèle déjà prêts et modifiables s'affiche.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau modèle.
  4. Dans cette nouvelle fenêtre, renseignez un titre, choisissez le type de recherche associé ainsi que l'objet du mail par défaut, puis saisissez le corps du message en utilisant l'éditeur de texte.
     Remarque : une liste de variables est disponible sur la droite et vous permet d'intégrer des informations qui se compléteront automatiquement en fonction des données de la famille, de l'enfant ou de la facture.
  5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour créer le nouveau modèle de mailing.

• Comment envoyer un mailing avec une pièce jointe ?

  1. Cliquez sur le bouton Mailing dans le bandeau de gauche.
  2. Sélectionnez le type de recherche, puis utilisez si besoin les différents filtres à disposition pour obtenir des résultats plus précis.
  3. Cliquez sur le bouton Rechercher pour obtenir la liste des familles correspondant à vos critères de recherche.
  4. Dans le deuxième cadre, sélectionnez le modèle de mail pré-configuré, puis saisissez l'objet du mail et ajoutez la pièce jointe souhaitée (document provenant de votre ordinateur ou modèle de document provenant du logiciel).
  5. Vérifiez que la liste des familles obtenue suite à la recherche soit correcte (décochez si besoin les familles qui ne seraient pas concernées), puis cliquez sur le bouton Envoyer le mailing.

• Quels documents peuvent être envoyés en pièce jointe d'un mailing ?

  Plusieurs documents provenant du logiciel (et complétés automatiquement avec les informations des familles) peuvent être envoyés en pièce jointe dans un mailing, mais la liste de ces documents dépend du type de recherche sélectionné avant envoi :

  Famille	Enfant	Facture	Reçu (si applicable)
  Attestation fiscale Mandat SEPA (si applicable)	Fiche de l'enfant Fiche sanitaire	Facture de la famille Lettre de relance	Reçu de paiement

  
  En dehors de ces documents-là, vous avez la possibilité de choisir n'importe quel document PDF présent sur votre ordinateur et l'envoyer à toutes les familles avec le mailing.

• Certaines familles ne reçoivent pas les mailings

  Demandez aux familles concernées d’aller vérifier leurs SPAMS et courriers indésirables. Si elles n’ont rien non plus dans ces dossiers alors il faut leur demander d’ajouter le nom de domaine « 3douest.com » comme site de confiance.

  Cette manipulation est à faire dans leur boite mail directement :

  1. Aller dans les paramètres (afficher tous les paramètres).
  2. Chercher la catégorie « Courrier indésirable ».
  3. Ajouter en nom de domaine approuvé : 3douest.com
     Remarque : le chemin peut sensiblement différer en fonction des boites de réception.

Paramétrage

• Comment créer une période ? (fermeture/ouverture exceptionnelle)

  Pour créer une période de vacances ou de fermeture (ex : sortie scolaire) :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Périodes puis sur Nouvelle Période.
  3. Renseignez un libellé ainsi qu’une date de début et une date de fin, puis cochez la case « Fermeture ».
  4. Cochez ensuite les repas et prestations concernés par la fermeture ainsi que les classes, puis cliquez sur le bouton Valider.
     
     

  Pour ajouter toutes les périodes scolaires ou les vacances de l'année scolaire en une seule fois :

  1. Cliquez sur "Ajouter les périodes scolaires ou les vacances"
  2. Sélectionnez l'année scolaire, la Zone, le type de période (Vacances = fermeture, Périodes scolaires = ouverture).
  3. Cochez les repas/prestations fermés ainsi que les établissements/classes.
  4. Puis cliquez sur le bouton Valider. Les périodes vont ainsi se créer pour toute l'année scolaire.
  
  

  Pour créer une ouverture exceptionnelle (ex : un mercredi exceptionnellement travaillé) :

  Même procédure que la création d'une période de fermeture, sauf que cette fois-ci, c’est la case « Ouverture Exceptionnelle » qu’il faut cocher.

• Comment modifier un mot de passe ?

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Utilisateurs dans la partie Réglages du système.
  3. Cliquez ensuite sur le nom de l'utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier le mot de passe.
  4. Cliquez sur le bouton Modifier le mot de passe en bas de page.
     La page de modification du mot de passe s'affiche.
  5. Saisissez le nouveau mot de passe deux fois dans les champs indiqués (mesure de sécurité), puis cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer le changement de mot de passe.

• Comment ajouter/modifier/supprimer une classe ?

  Ajouter une classe :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Établissements et classes dans la partie Inscriptions.
     La liste des classes et établissements s'affiche.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle classe.
     Une nouvelle fenêtre en surimpression apparaît.
  4. Saisissez le nom de la classe puis rattachez-là à un établissement.
  5. Si vous gérez les niveaux, cochez les niveaux correspondant à la classe puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter la nouvelle classe.
     
     

  Modifier une classe :

  1. Sur la page listant les classes et établissements, cliquez sur le nom de la classe à modifier.
  2. Modifiez le nom de la classe et/ou l'établissement auquel elle est rattachée, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
     
     

  Attention : si vous souhaitez modifier les niveaux d'une classe, n'oubliez pas d'effectuer également les changements de classe pour les enfants concernés.
  
  

  Supprimer une classe :

  1. Sur la page listant les classes et établissements, cliquez sur le nom de la classe à supprimer.
  2. Cliquez ensuite sur l'icône situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre en surimpression qui s'affiche.
     Un message de confirmation apparaît.
  3. Cliquez sur le bouton OK pour valider la suppression de la classe.

• Comment ajouter/modifier/supprimer un établissement ?

  Ajouter un établissement :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Établissements et classes dans la partie Inscriptions.
     La liste des classes et établissements s'affiche.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvel établissement.
     Une nouvelle fenêtre en surimpression apparaît.
  4. Renseignez les différents champs (seul le nom est obligatoire), puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter le nouvel établissement.
     
     

  Modifier un établissement :

  1. Sur la page listant les classes et établissements, cliquez sur le nom de l'établissement à modifier.
  2. Modifiez les éléments souhaités, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
     
     

  Supprimer un établissement :

  1. Sur la page listant les classes et établissements, cliquez sur le nom de l'établissement à supprimer.
  2. Cliquez ensuite sur l'icône situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre en surimpression qui s'affiche.
     Un message de confirmation apparaît.
  3. Cliquez sur le bouton OK pour valider la suppression de l'établissement.
     
     

  Attention : Avant de supprimer un établissement, veillez à réattribuer toutes ses classes à un autre établissement (ou les supprimer).

• Comment mettre en place du prélèvement bancaire ?

  Si vous avez déjà une régie :

  - Numéros IBAN et BIC de votre compte DFT (Dépôt de Fonds au Trésor),
  - Numéro ICS (Identifiant Créancier SEPA,)
  - Date du premier prélèvement au format SEPA.
  

  Si vous n'avez pas de régie :

  - Numéro ICS (Identifiant Créancier SEPA), remplaçant du NNE,
  - Votre code collectivité,
  - Votre code budget,
  - Vos codes produits locaux,
  - Numéro codique de la Trésorerie,
  - Identification numérique permanente du budget collectivité / Identifiant national SIRET.
  

  Si des éléments complémentaires nous sont nécessaires, nous vous recontacterons dans les meilleurs délais !

• Comment créer un nouvel utilisateur ?

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur Utilisateurs dans la partie Réglages du système.
  3. Cliquez sur le bouton + Nouvel utilisateur.
  4. Dans cette nouvelle fenêtre, saisissez l'identifiant et le mot de passe associé au nouvel utilisateur, puis sélectionnez les droits correspondants :
  • Consultation limitée (familles) : l'utilisateur consulte les données des familles.
  • Consultation limitée (relevés) : l'utilisateur consulte les réservations et présences.
  • Gestion des relevés et consultation famille : l'utilisateur enregistre les réservations et présences des enfants mais il ne peut que consulter les données des familles.
  • Gestion des relevés : l'utilisateur n'a accès qu'à la gestion des réservations et présences.
  • Consultation : consultation libre sur l'ensemble du logiciel et possibilité de sortir des documents (XLS ou PDF).
  • Gestion : l'utilisateur a accès à l'ensemble du logiciel, excepté la partie administration, il peut gérer la facturation ainsi que les paiements associés.
  • Administration : l'utilisateur a accès à l'ensemble des fonctionnalités du logiciel et notamment la partie administration pour pouvoir effectuer le paramétrage.
  5. Cochez dans le tableau les cases correspondant aux classes et prestations auxquelles l'utilisateur aura les droits, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider la création de l'utilisateur.

• Comment effectuer un changement de classe ?

  Une vidéo vous montrant toutes les étapes d'un changement de classe est à votre disposition dans la partie Mode d'emploi.

• Comment créer un repas/une prestation et le tarif associé ?

  A. Création d'un repas/une prestation :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur Repas proposés ou Prestations proposées (selon le type d'élément à créer) dans la partie Repas et services .
  3. Cliquez sur le bouton Nouveau repas ou Nouvelle prestation en haut de la page.
  4. Remplissez les différents champs comme suit :
  • Libellé : indiquez le nom de votre prestation (ex : Garderie)
  • Code Repas (ou Code prestations) : indiquez l'abréviation du nom de votre prestation (ex : Gard)
  • Catégorie : sélectionnez dans le menu déroulant « Tous repas » s’il s’agit d’un repas, « Toutes prestations » s’il s’agit d’une prestation ou encore « Nouvelle… » et indiquez le nom de cette nouvelle catégorie (ex : Activité périscolaire)
  • Établissement : cochez les établissements concernés par ce repas ou cette prestation
  • Type de pointage : indiquez votre pointage habituel (Si vous possédez un pointage douchette/tablette, contactez 3D ouest)
  • Jour de la semaine : cochez les jours concernés par ce repas ou cette prestation
  • Planning annuel : cochez « oui » si vous souhaitez pouvoir renseigner des semaines types dans la fiche famille. Autrement, cochez « non »
  • Affichage sur l’accueil : cochez « oui » si vous souhaitez voir apparaître le récapitulatif des réservations de ce repas (ou de cette prestation) sur la page d’Accueil (1 ^er bouton dans le bandeau de gauche). Autrement, cochez « non »
  • Visibilité sur le portail : sélectionnez le statut souhaité pour l’affichage sur le portail parents : Visible et modifiable/ Visible non modifiable/ Non visible.
  • Obligation de réservation : cochez « oui » si vous souhaitez pouvoir générer un relevé de présences uniquement s’il y a eu des réservations de faites en amont. Autrement, cochez « non »
  • Report des réservations : cochez « oui » si vous souhaitez que vos réservations se reportent sur votre relevé de présences. Autrement, cochez « non »
  • Facturation : sélectionnez votre mode de facturation habituelle (Pour tout souhait de changement de mode de facturation, contactez 3D Ouest)
  • Régie : sélectionnez la régie associée à ce repas ou cette prestation
  • Couleur : sélectionnez une couleur pour permettre un meilleur repérage de votre prestation (ou votre repas) dans le tableau listant l’ensemble de vos repas ou prestations
  • Mode de calcul - Statistiques CAF : sélectionnez les modes de calcul adaptés à votre fonctionnement concernant les heures facturées et les heures réalisées.
  5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour créer le repas/la prestation.
     
     

  ✔ Merci de bien vouloir contacter 3D Ouest une fois votre prestation ou votre repas créés, afin que nous puissions procéder à une vérification de votre démarche.
  
  

  B. Associer un tarif à un repas/une prestation :

  1. Une fois la prestation (ou le repas) créé(e), la fenêtre de gestion des tarifs s'affiche (accessible sinon via Administration > Tarifs ).
  2. Si le tarif existe déjà, cliquez sur le libellé du tarif existant et cochez la prestation souhaitée que vous venez de créer.
  3. Si non, cliquez sur le bouton Nouveau tarif en au haut de la page.
  4. Remplissez les différents champs comme suit :
  • Libellé : indiquez le nom du tarif (ex : Garderie matin)
  • Cochez la ou les prestations liées à ce tarif (ou repas)
  • Indiquez le montant TTC
    => Si vous fonctionnez avec les quotients familiaux, indiquez dans le montant TTC le tarif de la tranche la plus élevé, puis cliquez sur « Tranches de QF ». Remplissez alors le montant TTC de chaque tranche, puis cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer et fermer la fenêtre des QF.
  • Indiquez ensuite le type de tarif :
    => « Tarif unitaire » s'il s'agit d'un tarif applicable à chaque fois qu'une réservation/présence est cochée => « Forfait » s'il s'agit d'un tarif applicable sur une durée déterminée : jour, mois, année, cycle (Pour le paramétrage des cycles, contactez 3D Ouest)
    => « Ticket » s'il s'agit d'un tarif applicable à des reçus de paiement (sans facturation)
  • Période d'application : indiquez « Illimité »
  5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour valider le tarif.
     
     

  ✔ Merci de bien vouloir contacter 3D Ouest une fois votre tarif créé, afin que nous puissions procéder à une vérification de votre démarche.
  
  

  C. Ajout des droits aux utilisateurs concernés :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur Utilisateurs dans la partie Réglages du système .
  3. Cliquez ensuite sur le nom de l'utilisateur concerné, puis cochez la ou les prestations (ou repas) que vous venez de créer dans le tableau de gestion.
  4. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer en bas de page pour valider les nouveaux droits d'accès.
     
     

  D. Intégration du nouveau repas/nouvelle prestation dans les périodes de fermeture :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur Périodes dans la partie Réglages du système .
  3. Cliquez ensuite sur le libellé de la période concernée par la fermeture/ouverture exceptionnelle de votre nouvelle prestation (ou repas).
  4. Cliquez sur l'icône et cochez la prestation (ou repas) nouvellement créé(e).
  5. Cliquez enfin sur le bouton Modifier en bas de page pour mettre à jour la période.
     
     

  E. Vérification et contact avec 3D Ouest :

  1. Contactez-nous si vous souhaitez que nous procédions à une inscription en masse des enfants au nouveau repas ou à la nouvelle prestation créé(e).
  2. Si vous possédez le module portail parents :
  • Contactez-nous si vous souhaitez que nous masquions le repas/la prestation créé(e) sur le portail parents, au niveau des Réservations .
  • Contactez-nous si vous souhaitez que nous modifiions la date de blocage des réservations pour ce repas/cette prestation sur le portail (si la date de blocage est différente des autres prestations, un devis vous sera proposé) .

• Comment ajouter/modifier/supprimer un groupe ?

  Ajouter un groupe :

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Gestion des groupes dans la partie Inscriptions .
     La liste des groupes s'affiche.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau groupe .
     Une nouvelle fenêtre en surimpression apparaît.
  4. Renseignez les différents champs (seul le nom est obligatoire), puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter le nouveau groupe.
     
     

  Modifier un groupe :

  1. Sur la page listant les groupes, cliquez sur le nom du groupe à modifier.
  2. Modifiez les éléments souhaités, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
     
     

  Supprimer un groupe :

  1. Sur la page listant les groupes, cliquez sur le nom du groupe à supprimer.
  2. Cliquez ensuite sur l'icône situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre en surimpression qui s'affiche.
     Un message de confirmation apparaît.
  3. Cliquez sur le bouton OK pour valider la suppression du groupe.
     
     

  Attention : Avant de supprimer un groupe, veillez à effectuer les changements nécessaires pour ne plus avoir aucun enfant associé à ce groupe.

• Comment effectuer un changement de groupe ?

  1. Cliquez sur le bouton Administration en haut à droite de la page.
  2. Sur la page d'administration, cliquez sur le bouton Changement de groupes dans la partie Inscriptions .
  3. Utilisez les différents filtres à disposition et choisissez le groupe de destination, puis cliquez sur le bouton Accéder à la liste des enfants.
     Le tableau listant les enfants correspondant à la recherche apparaît.
  4. Cochez ou décochez les enfants souhaités puis, si besoin, attribuez-leur un autre groupe que celui sélectionné à l'étape précédente.
  5. Une fois les groupes attribués aux enfants, cliquez sur le bouton Changer de groupe pour valider le changement.

Astuces

• Familles et enfants

  Recherche rapide
  Avez-vous remarqué la petite loupe à côté de Familles et Enfants dans le bandeau de gauche ? Elle vous permet de retrouver une famille ou un enfant plus rapidement en tapant les premières lettres de son nom, de son prénom ou même en rentrant directement une adresse email si vous ne savez pas qui vous a contacter et que vous souhaitez le retrouver via le logiciel.

  Documents
  Depuis les fiches familles, vous pouvez stocker des documents qui les concernent (attestation d’assurance, copies du carnet de santé, etc.). Vous avez ainsi les documents rapidement sous la main et vous pouvez les consulter depuis n’importe quel ordinateur.

  Accès rapide fiche famille depuis relevés
  Vous avez la possibilité de retourner simplement sur la fiche d'une famille lorsque vous travaillez sur le tableau des réservations ou des présences de cette famille.
  => Pour cela, cliquez sur le nom de l'enfant (ou d'un des enfants) dans le tableau pour retourner sur la fiche de la famille.

  Export des comptes famille (si applicable)
  Vous avez désormais la possibilité de générer un export Excel des familles contenant leurs informations de compte (solde, en cours, différence).
  => Pour cela, cliquez sur le bouton Familles du bandeau de gauche, cochez les familles souhaitées puis cliquez sur le bouton Comptes famille de la colonne Export Excel, au-dessus de la liste.

• Statistiques

  Statistiques CAF
  Le mode de calcul des statistiques CAF peut désormais être paramétré depuis l'onglet Administration > Repas et prestations > repas ou prestations proposées. Pour ce faire, cliquez sur le libellé du repas/de la prestation en question, puis remplissez les champs du cadre Mode de calcul - Statistiques CAF. Pour sortir vos statistiques, vous devez désormais vous rendre dans l’onglet Statistiques > CAF.

  Historique des réservations et des présences
  Vous avez maintenant la possibilité de consulter et d'exporter sous .xls l'historique des réservations et des présences sur une période depuis Statistiques > CAF > Historique des réservations et des présences.

• Portail parents

  Attestation fiscale
  Savez-vous que les parents ont la possibilité d’éditer une attestation fiscale depuis leur portail ?
  => pour leur donner accès à ce document, allez sur Administration > Module Parents > Paramétrage.
  L’enfant doit être âgé de moins de 6 ans le 1er janvier de l'année d'imposition et seules les dépenses liées au périscolaire peuvent figurer sur l’attestation.
  Attention : pensez à éditer vos attestations fiscales avant d’archiver les familles/enfants.

  Date d'affichage des factures sur le portail
  Savez-vous que vous pouvez décider de la date de mise en ligne des factures sur le portail parents ?
  => Il vous suffit de cliquer sur le bouton Factures du bandeau de gauche, puis de cliquez sur le bouton Modifier la date d'affichage sur le portail dans la colonne Familles, au-dessus de la liste. Vous pourrez alors cocher le groupe de factures concerné et indiquer la nouvelle date d'affichage sur le portail.

  Blocage temporaire du portail (été)
  Si vous ne souhaitez pas que les familles aient accès au portail parents cet été (inscriptions hâtives, visibilité des changements de classe, etc.), n’hésitez pas à nous contacter pour que nous bloquions l’accès à votre portail.

  Inscriptions
  Profitez de la période d’inscription pour récupérer les adresses mails des familles.
  Vous pouvez également demander aux familles de compléter directement leurs informations en ligne sur le portail. Ces données se limitent aux fiches famille, enfant ainsi qu'aux autres responsables.
  => Pour leur en donner l'accès, cliquez sur Administration > Module Parents > Paramétrage > Voir les champs modifiables. Un tableau vous permettra de sélectionner les champs visibles et/ou modifiables par les parents.

  Mise à jour navigateur pour paiement en ligne
  À partir de Mars 2016, les familles ne pourront poursuivre leurs paiements en ligne que si elles sont connectées sur une version récente d'un navigateur Internet. Les versions autorisées sont les suivantes :

  • Google Chrome et Chromium 3.0 ou une version plus récente,
  • Mozilla Firefox 2.7 ou une version plus récente,
  • Microsoft Internet Explorer 11 ou une version plus récente,
  • Opéra 1.7 ou une version plus récente,
  • Apple Safari 7 ou une version plus récente.

• Affichage et accès logiciel

  Page d'accueil
  Savez-vous qu'il vous est possible de personnaliser le tableau de votre page d’accueil en choisissant d’afficher uniquement les repas et prestations qui vous concernent ?
  => Pour ce faire, cliquez sur Administration > Prestations proposées > un clic sur la prestation et ensuite vous cochez oui/non à « Affichage sur l’accueil ».

  Utilisateurs
  Si vous êtes plusieurs à utiliser le logiciel, il est important d’avoir un identifiant/mot de passe par personne.
  => Pour ce faire, cliquez sur Administration > Utilisateurs > Nouvel utilisateur.

  Liste des anniversaires
  Besoin de préparer un petit événement pour l'anniversaire d'un enfant ?
  => Vous avez désormais un bouton spécial en forme de gâteau accolé au bandeau de gauche permettant de visualiser la liste des anniversaires à venir.